Datenschutzerklärung

Stand: Februar 2026 // App Version 0.9.x

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in Bezug auf die technischen Rahmenbedingungen der App "takes" ist:

panlogos GmbH
Berliner Straße 77
63065 Offenbach am Main
Deutschland

Vertreten durch: Till Novotny
Telefon: +49 69 8297920
E-Mail: mail@takes-plus.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 B2B-Kontext und Rollenverteilung

Die App "takes" ist ein professionelles Werkzeug für Unternehmen. Es ist wichtig, zwischen zwei Verantwortungsbereichen zu unterscheiden:

• Für Account-, Analyse- und Bestandsdaten sind wir (panlogos GmbH) der Verantwortliche.
• Für die Inhalte der Aufnahmen (Audio & Transkripte), die Sie mit der App erstellen, ist Ihr jeweiliger Arbeitgeber/Auftraggeber (unser Kunde) der Verantwortliche. Wir agieren hierbei als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

2.2 Datensicherheit

Wir nutzen SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte. Audio-Daten werden bereits auf dem Endgerät verschlüsselt, bevor sie übertragen werden.

3. Datenerfassung in der App "takes"

3.1 Registrierung und Authentifizierung

Um die App nutzen zu können, müssen Sie sich verifizieren (i.d.R. über Ihre Firmen-E-Mail). Wir verarbeiten diese Daten zur Erfüllung des Vertrages und zur Lizenzprüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

3.2 Audioaufnahmen und Transkription

Die Kernfunktion der App ist die Aufnahme und Verarbeitung von Interviews.

• Die Audiodaten werden verschlüsselt an unsere Server gesendet.
• Dort erfolgt eine automatisierte Transkription und Zusammenfassung durch KI-Modelle.
• Die Ergebnisse werden im geschützten Dashboard für Ihren Arbeitgeber bereitgestellt.

Rechtsgrundlage: Diese Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gegenüber unserem Kunden (Ihrem Arbeitgeber).

Hinweis: Es erfolgt keine biometrische Analyse (Voice-ID) zur Identifizierung der Sprecher.

3.3 App-Analytics und Fehlerbehebung

Um die Stabilität der App zu gewährleisten und Fehler zu beheben, erfassen wir technische Daten (Geräteinformationen, Absturzberichte, Nutzungshäufigkeit von Features). Diese Daten werden pseudonymisiert verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der fehlerfreien Bereitstellung und Optimierung der App.

4. Hosting und externe Dienste (Auftragsverarbeiter)

Wir setzen externe Dienstleister ein, um unsere Services zu erbringen. Mit allen Dienstleistern haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung (AV-Verträge) geschlossen.

4.1 Hosting: IONOS

Wir hosten unsere Systeme und Datenbanken bei der IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland).
Die Daten werden in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. IONOS unterliegt dem deutschen Datenschutzrecht.

4.2 KI-Verarbeitung: OpenAI

Für die Transkription und Zusammenfassung nutzen wir API-Schnittstellen von OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA / OpenAI Ireland Ltd).

• Kein KI-Training: Wir nutzen Business/Enterprise-Schnittstellen. Ihre Daten werden vertraglich zugesichert nicht dazu verwendet, die KI-Modelle von OpenAI zu trainieren.
• Drittlandtransfer: Die Übermittlung in die USA wird durch Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission sowie das EU-US Data Privacy Framework abgesichert, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.

5. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), insbesondere bei der Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses.

Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an: mail@takes-plus.de

6. Datenschutzbeauftragter

Da in unserem Unternehmen weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, sind wir gesetzlich nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet.